Lavorare con i produttori giapponesi: comunicazione e pagamenti

In breve: scriva in giapponese se può, attraverso il canale che il produttore usa, e renda completo il primo messaggio: che cosa, quanti, entro quando, per dove. Metta in conto che un primo ordine vada pagato prima della produzione. Sia preciso, confermi tutto per iscritto e non chieda modifiche alla leggera dopo l’approvazione di un campione.

Il primo messaggio decide molto

Un piccolo produttore giapponese che riceve una richiesta inattesa dall’estero valuta una cosa sola: è un ordine reale, e riusciremo a capirci? Un primo messaggio che risponde alle domande di base rende facile la risposta:

• Che cos’è il prodotto, con una foto o un disegno
• La quantità del primo ordine
• Quando Le serve
• La destinazione
• Chi è Lei: la Sua azienda o il Suo marchio, e un sito web

Un messaggio che dice soltanto “inviateci catalogo e prezzi” spesso resta senza risposta, non per scortesia ma perché non c’è nulla a cui rispondere.

Lingua e canale

Molti piccoli produttori non hanno nessuno che scriva in inglese commerciale. Un’email in inglese può essere letta con uno strumento di traduzione e ricevere risposta tardi, o non riceverla affatto. Alcuni produttori preferiscono ancora una telefonata o un fax per le nuove richieste. Scrivere in un giapponese cortese, tramite il modulo di contatto del produttore o per telefono, ottiene più risposte.

Il pagamento di un primo ordine

Con un nuovo acquirente estero, molti produttori giapponesi chiedono il pagamento prima della produzione, almeno per il primo ordine. Il bonifico bancario è il metodo più comune. Condizioni come un acconto con saldo a fine lavorazione sono talvolta possibili una volta instaurato un rapporto. Concordi per iscritto condizioni, valuta e chi paga le spese bancarie prima che inizi la produzione.

Abitudini che aiutano

• Sia specifico. Misure in millimetri, colori tramite un campione o un riferimento colore, quantità in numeri.
• Confermi per iscritto. Dopo una telefonata, invii un breve riepilogo di quanto concordato.
• Rispetti il campione approvato. Le modifiche dopo l’approvazione fanno ripartire una parte del processo e costano al produttore tempo che non aveva previsto.
• Pianifichi tenendo conto delle festività. La Golden Week, l’Obon ad agosto e la pausa di Capodanno chiudono molti laboratori.
• Dica che cosa verrà dopo. Se spera di riordinare, lo dica. I produttori investono di più negli acquirenti che torneranno.

Quando aiuta avere qualcuno in Giappone

È il lavoro che faccio: scrivo ai produttori in giapponese, telefono quando una chiamata funziona meglio, tengo ogni accordo per iscritto, seguo campioni e produzione e controllo la merce a Tokyo prima dell’esportazione. Le Sue domande e le loro risposte passano da me, nella Sua lingua e nella loro. Veda Come funziona per le fasi e le tariffe, oppure mi invii una richiesta per iniziare.

Alcuni produttori dell’elenco dei produttori trattano direttamente in inglese con gli acquirenti esteri; lo indicano nelle loro pagine.