Werken met Japanse makers: contact, betaling en verwachtingen

Kort gezegd: Schrijf zo mogelijk in het Japans, via het kanaal dat de maker gebruikt, en maak het eerste bericht volledig: wat, hoeveel, wanneer, voor welke bestemming. Reken erop dat een eerste order vóór de productie wordt betaald. Wees precies, bevestig alles schriftelijk en vraag niet zomaar om wijzigingen nadat een monster is goedgekeurd.

Het eerste bericht bepaalt veel

Een kleine Japanse maker die onverwacht een aanvraag uit het buitenland krijgt, weegt één ding af: is dit een echte order, en kunnen we elkaar begrijpen? Een eerste bericht dat de basisvragen beantwoordt, maakt het antwoord makkelijk:

• Wat het product is, met een foto of tekening
• Het aantal voor de eerste order
• Wanneer u het nodig heeft
• Waar het naartoe gaat
• Wie u bent: uw bedrijf of merk, en een website

Een bericht met alleen “stuur mij uw catalogus en prijzen” blijft vaak onbeantwoord, niet uit onbeleefdheid, maar omdat er niets is om op te antwoorden.

Taal en kanaal

Veel kleine makers hebben niemand in dienst die zakelijk Engels schrijft. Een Engelse e-mail wordt misschien met een vertaalprogramma gelezen en laat beantwoord, of helemaal niet. Sommige makers geven voor nieuwe aanvragen nog steeds de voorkeur aan een telefoontje of een fax. Wie in beleefd Japans schrijft, via het eigen contactformulier van de maker of per telefoon, krijgt vaker antwoord.

Betaling bij een eerste order

Van een nieuwe buitenlandse inkoper vragen veel Japanse makers betaling vóór de productie, in elk geval bij de eerste order. Bankoverschrijving is de meest gebruikte methode. Voorwaarden zoals een aanbetaling met het restant bij oplevering zijn soms mogelijk zodra er een relatie is. Leg de voorwaarden, de valuta en wie de bankkosten betaalt schriftelijk vast voordat de productie begint.

Gewoonten die helpen

• Wees specifiek. Maten in millimeters, kleuren aan de hand van een monster of kleurreferentie, aantallen in cijfers.
• Bevestig schriftelijk. Stuur na een telefoongesprek een korte samenvatting van wat is afgesproken.
• Respecteer het goedgekeurde monster. Wijzigingen na goedkeuring zetten een deel van het proces opnieuw in gang en kosten de maker tijd waarop hij niet had gerekend.
• Houd rekening met feestdagen. Tijdens Golden Week, Obon in augustus en de nieuwjaarsvakantie zijn veel werkplaatsen gesloten.
• Zeg wat er hierna komt. Hoopt u na te bestellen, zeg dat dan. Makers investeren meer in inkopers die terugkomen.

Wanneer iemand in Japan helpt

Dit is het werk dat ik doe: ik schrijf de makers in het Japans aan, bel waar een telefoontje beter werkt, leg elke afspraak schriftelijk vast, volg monsters en productie, en controleer de goederen in Tokio vóór export. Uw vragen en hun antwoorden lopen via mij, in uw taal en de hunne. Zie Zo werkt het voor de stappen en tarieven, of stuur een briefing om te beginnen.

Sommige makers in de makersgids handelen rechtstreeks in het Engels met buitenlandse inkopers; dat staat op hun pagina.