Fabricants japonais : contact, paiement et ce qu'ils attendent

En bref : écrivez en japonais si vous le pouvez, par le canal qu’utilise le fabricant, et rédigez un premier message complet : quoi, combien, pour quand, pour où. Attendez-vous à payer une première commande avant la production. Soyez précis, confirmez tout par écrit, et ne demandez pas de modifications à la légère une fois un échantillon validé.

Le premier message décide de beaucoup

Un petit fabricant japonais qui reçoit une demande inattendue de l’étranger se pose une seule question : est-ce une vraie commande, et pourrons-nous nous comprendre ? Un premier message qui répond aux questions de base facilite la réponse :

• Ce qu’est le produit, avec une photo ou un dessin
• La quantité pour la première commande
• Pour quand vous en avez besoin
• La destination
• Qui vous êtes : votre entreprise ou votre marque, et un site web

Un message qui dit seulement « merci de m’envoyer votre catalogue et vos prix » reste souvent sans réponse, non par impolitesse, mais parce qu’il n’y a rien à quoi répondre.

Langue et canal

Beaucoup de petits fabricants n’ont personne qui rédige en anglais des affaires. Un e-mail en anglais peut être lu avec un outil de traduction et recevoir une réponse tardive, voire aucune. Certains fabricants préfèrent encore un appel téléphonique ou un fax pour les nouvelles demandes. Écrire dans un japonais poli, via le formulaire de contact du fabricant ou par téléphone, obtient davantage de réponses.

Le paiement d’une première commande

Pour un nouvel acheteur étranger, beaucoup de fabricants japonais demandent un paiement avant production, au moins pour la première commande. Le virement bancaire est le moyen le plus courant. Des conditions comme un acompte avec le solde à l’achèvement sont parfois possibles une fois la relation établie. Convenez par écrit des conditions, de la devise et de qui paie les frais bancaires avant le début de la production.

Les habitudes qui aident

• Soyez précis. Des dimensions en millimètres, des couleurs définies par un échantillon ou une référence de couleur, des quantités en chiffres.
• Confirmez par écrit. Après un appel, envoyez un court résumé de ce qui a été convenu.
• Respectez l’échantillon validé. Les modifications après validation relancent une partie du processus et coûtent au fabricant un temps qu’il n’avait pas prévu.
• Tenez compte des jours fériés. La Golden Week, Obon en août et les congés du Nouvel An ferment de nombreux ateliers.
• Dites ce qui vient ensuite. Si vous espérez recommander, dites-le. Les fabricants s’investissent davantage pour les acheteurs qui reviendront.

Quand il est utile d’avoir quelqu’un au Japon

C’est le travail que je fais : j’écris aux fabricants en japonais, j’appelle quand un appel fonctionne mieux, je garde chaque accord par écrit, je suis les échantillons et la production, et je contrôle la marchandise à Tokyo avant l’export. Vos questions et leurs réponses passent par moi, dans votre langue et dans la leur. Voir Comment ça marche pour les étapes et les tarifs, ou envoyez une demande pour commencer.

Certains fabricants de l’annuaire des fabricants traitent directement en anglais avec les acheteurs étrangers ; leur page l’indique.