Trabajar con fabricantes japoneses: comunicación y pagos

En resumen: Escriba en japonés si puede, por el canal que usa el fabricante, y haga que el primer mensaje sea completo: qué, cuántos, para cuándo y para dónde. Cuente con pagar el primer pedido antes de la producción. Sea preciso, confírmelo todo por escrito y no pida cambios a la ligera una vez aprobada la muestra.

El primer mensaje decide mucho

Un pequeño fabricante japonés que recibe una consulta inesperada del extranjero se pregunta una sola cosa: ¿es un pedido real y podremos entendernos? Un primer mensaje que responde a las preguntas básicas facilita la respuesta:

• Qué es el producto, con una foto o un dibujo
• La cantidad del primer pedido
• Cuándo lo necesita
• Adónde va
• Quién es usted: su empresa o su marca, y un sitio web

Un mensaje que solo dice «envíenme su catálogo y sus precios» a menudo se queda sin respuesta, no por descortesía, sino porque no hay nada a lo que responder.

Idioma y canal

Muchos pequeños fabricantes no tienen a nadie que escriba inglés de negocios. Un correo en inglés puede leerse con un traductor automático y responderse tarde, o no responderse. Algunos fabricantes siguen prefiriendo una llamada o un fax para las consultas nuevas. Escribir en un japonés cortés, a través del formulario de contacto del propio fabricante o por teléfono, consigue más respuestas.

El pago de un primer pedido

Con un comprador extranjero nuevo, muchos fabricantes japoneses piden el pago antes de la producción, al menos en el primer pedido. La transferencia bancaria es el método más habitual. Condiciones como un anticipo con el saldo a la finalización a veces son posibles una vez que existe una relación. Acuerde por escrito las condiciones, la moneda y quién paga las comisiones bancarias antes de que empiece la producción.

Hábitos que ayudan

• Sea concreto. Tamaños en milímetros, colores con una muestra o una referencia de color, cantidades en cifras.
• Confírmelo por escrito. Después de una llamada, envíe un breve resumen de lo acordado.
• Respete la muestra aprobada. Los cambios después de la aprobación reinician parte del proceso y le cuestan al fabricante un tiempo que no tenía previsto.
• Planifique en torno a los festivos. La Golden Week, el Obon de agosto y las vacaciones de Año Nuevo cierran muchos talleres.
• Diga qué viene después. Si espera repetir el pedido, dígalo. Los fabricantes se implican más con los compradores que van a volver.

Cuándo ayuda tener a alguien en Japón

Este es el trabajo que hago: escribo a los fabricantes en japonés, llamo cuando una llamada funciona mejor, dejo por escrito cada acuerdo, hago el seguimiento de las muestras y la producción, y reviso la mercancía en Tokio antes de la exportación. Sus preguntas y sus respuestas pasan por mí, en su idioma y en el de ellos. Vea Cómo funciona para conocer los pasos y las tarifas, o envíeme un encargo para empezar.

Algunos fabricantes del directorio de fabricantes tratan directamente en inglés con compradores extranjeros; sus páginas lo indican.