Een Japanse maker betalen: aanbetaling, overboeking en yen

Kort gezegd: Bij een eerste order van een buitenlandse inkoper vragen veel Japanse makers om betaling vóór de productie, per internationale bankoverschrijving, meestal in yen. Leg bedrag, valuta, moment en wie de bankkosten betaalt schriftelijk vast voordat u betaalt, en bewaar offerte, factuur en betalingsbewijs bij elkaar.

Waarom makers eerst betaling vragen

Een kleine Japanse maker die een order aanneemt van een onbekende inkoper in het buitenland, loopt risico: er worden materialen ingekocht en machines ingesteld voor een product dat aan niemand anders verkocht kan worden. Betaling vóór de productie, of een aanbetaling met het restant vóór verzending, is hoe ze dat risico beheersen. Na een paar soepel verlopen orders worden de voorwaarden vaak flexibeler.

Valuta

De meeste makers prijzen en factureren in yen. Betaalt u in een andere valuta, dan rekent uw bank of betaaldienst om, en de koers en kosten bepalen hoeveel yen er werkelijk aankomt. Komt er minder binnen dan gefactureerd, dan vraagt de maker om het verschil. Dit kunt u op twee manieren voorkomen:

• Betaal in yen, zodat precies het factuurbedrag aankomt.
• Spreek vooraf af wie koersverschillen draagt.

Bankkosten

Bij een internationale overboeking kunnen op drie punten kosten worden ingehouden: bij uw bank, bij een eventuele tussenbank en bij de ontvangende bank. Een overboeking kan zo worden verstuurd dat de afzender alle kosten betaalt (vaak aangeduid als “OUR”), zodat het volledige bedrag aankomt. Leg dit schriftelijk vast; een te lage betaling door ingehouden kosten is een veelvoorkomende ergernis bij een eerste order.

De hanko en de papieren

Japanse zakelijke documenten worden vaak gestempeld met een bedrijfszegel (hanko). U ontvangt doorgaans:

Document	Japans	Wat het is
Offerte	見積書 (mitsumorisho)	Prijzen, aantallen, voorwaarden; vaak geldig voor een bepaalde periode
Factuur	請求書 (seikyūsho)	Het te betalen bedrag, met bankgegevens
Pakbon	納品書 (nōhinsho)	Wat er geleverd is
Kwitantie	領収書 (ryōshūsho)	Bewijs van betaling, op verzoek

Controleer of de bankgegevens op de factuur overeenkomen met de gegevens die de maker u eerder gaf. Worden bankgegevens per e-mail gewijzigd, bevestig dat dan via een ander kanaal voordat u betaalt.

Hoe het gaat als ik de order afhandel

Als ik een order beheer, leg ik de betalingsvoorwaarden schriftelijk vast met de maker en betaalt u mij één factuur waarop de prijs van de maker, de opstart- en monsterkosten en mijn commissie als aparte regels staan. Ik betaal de maker in yen. Details staan op Zo werkt het.